Aviso de Privacidad — CodexMed

I. Identidad y Domicilio del Responsable

El equipo de CodexMed, con correo electrónico de contacto privacidad@codexmed.mx, es el Responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través de la plataforma CodexMed, de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025.

Para cualquier consulta relacionada con el presente Aviso de Privacidad o el ejercicio de sus derechos ARCO, puede contactarnos en: privacidad@codexmed.mx

II. Datos Personales que se Recaban

CodexMed recaba y trata las siguientes categorías de datos:

2.1 Datos del personal de la Clínica usuaria (médicos, administradores, enfermeros):

Nombre completo, correo electrónico, número de cédula profesional, teléfono, contraseña (cifrada), bitácoras de acceso y actividad en el sistema. Estos datos NO son datos sensibles.

2.2 Datos de pacientes ingresados por la Clínica (en calidad de Encargado):

Nombre, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, teléfono, correo electrónico (identificadores).

Datos personales sensibles de salud (Art. 3, Frac. VI LFPDPPP): estado de salud presente y futuro, diagnósticos, tratamientos, medicamentos prescritos, resultados de laboratorio, notas de evolución, antecedentes heredo-familiares, antecedentes patológicos y no patológicos, información genética (cuando aplique), alergias, y cualquier información contenida en el expediente clínico electrónico.

Nota: Respecto de los datos sensibles de pacientes, CodexMed actúa únicamente como Encargado, procesando dichos datos exclusivamente por instrucción y bajo la responsabilidad de la Clínica. La obtención del consentimiento expreso y por escrito del paciente es obligación exclusiva de la Clínica como Responsable.

III. Finalidades del Tratamiento

3.1 Finalidades primarias (necesarias para la prestación del servicio):

Proporcionar a la Clínica las herramientas de registro, gestión y consulta del expediente clínico electrónico.
Permitir la generación de cartas de consentimiento informado, notas médicas, recetas y demás documentos clínicos.
Garantizar la trazabilidad, integridad y conservación del expediente clínico conforme a la NOM-004-SSA3-2012 y la NOM-024-SSA3-2012.
Soporte técnico y atención a usuarios de la Plataforma.
Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

3.2 Finalidades secundarias:

Mejora y desarrollo de la Plataforma mediante análisis de patrones de uso (anonimizados).
Investigación en salud pública, epidemiológica y estadística con datos previamente disociados que imposibilitan la identificación del titular.
Comunicación de actualizaciones, nuevas funcionalidades y avisos del servicio a usuarios registrados de la Clínica.

Importante: Las finalidades secundarias que involucren datos de pacientes se ejecutan exclusivamente sobre datos disociados (anonimizados) conforme al Art. 3, Frac. IX y Art. 9, Frac. III de la LFPDPPP, por lo que no requieren consentimiento adicional del paciente titular.

IV. Transferencias de Datos

CodexMed podrá transferir datos personales en los siguientes supuestos:

Destinatario	Finalidad	Requiere consentimiento
Proveedores de infraestructura en la nube	Almacenamiento y procesamiento técnico	No — Art. 37, Frac. IV LFPDPPP
Autoridades sanitarias (Secretaría de Salud, COFEPRIS)	Cumplimiento de obligaciones legales	No — Art. 37, Frac. I LFPDPPP
Autoridad judicial o ministerial	Orden judicial o resolución de autoridad	No — Art. 9, Frac. VII LFPDPPP
Instituciones académicas o de investigación	Datos exclusivamente disociados	No — Art. 9, Frac. III LFPDPPP

CodexMed no vende datos personales a terceros y no realiza transferencias internacionales de datos personales sensibles sin el consentimiento expreso del titular, salvo en los supuestos de ley.

V. Medidas de Seguridad

En cumplimiento del Artículo 18 de la LFPDPPP, CodexMed implementa las siguientes medidas de seguridad:

Técnicas: Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo (AES-256); autenticación de dos factores; control de acceso basado en roles; bitácoras de auditoría; copias de seguridad automáticas.
Administrativas: Políticas de privacidad interna; acuerdos de confidencialidad con el personal; capacitación periódica en protección de datos.
Físicas: Centros de datos certificados con controles de acceso físico, videovigilancia y redundancia.

En caso de vulneración de seguridad que afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de los titulares, se notificará a los afectados de forma inmediata, conforme al Artículo 19 de la LFPDPPP.

VI. Derechos ARCO

Los titulares de datos personales (usuarios de la Clínica) tienen derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar y Oponerse (derechos ARCO) al tratamiento de sus datos. Para ejercer estos derechos, envíe una solicitud a privacidad@codexmed.mx incluyendo:

Nombre completo y copia de identificación oficial vigente;
Descripción de los datos respecto de los que ejerce su derecho;
Cualquier documento que facilite la localización de sus datos.

Daremos respuesta en un plazo máximo de 20 días hábiles conforme a la LFPDPPP.

Consecuencias del ejercicio de derechos ARCO:

Derecho de Cancelación sobre datos primarios (datos de cuenta y operación de la Clínica): su ejercicio implica la baja definitiva de la cuenta y la eliminación de todos los datos asociados, conforme al plazo de retención legal aplicable. Esta acción es irreversible.
Derecho de Oposición al uso secundario (investigación y estadística): el usuario puede revocar en cualquier momento su consentimiento para el uso de datos anonimizados con fines de investigación, sin que ello afecte la vigencia de su cuenta ni el acceso a la Plataforma. Una vez revocado, dejaremos de incluir sus datos en análisis futuros.

Nota para pacientes: Los derechos ARCO respecto de los datos contenidos en el expediente clínico deberán ejercerse directamente ante la Clínica como Responsable, no ante CodexMed.

VII. Retención y Eliminación de Datos

Los datos del expediente clínico se conservarán durante el tiempo que la Clínica mantenga activa su cuenta en CodexMed, más el periodo adicional que determine la NOM-004-SSA3-2012 (mínimo 5 años). Al término de la relación contractual, la Clínica podrá exportar íntegramente sus datos y los del expediente clínico. Transcurrido el plazo de conservación legal, se procederá al bloqueo y posterior supresión conforme al Artículo 24 de la LFPDPPP.

VIII. Modificaciones al Aviso de Privacidad

CodexMed se reserva el derecho de actualizar el presente Aviso. Los cambios se comunicarán a través de la Plataforma o por correo electrónico con 15 días naturales de anticipación a su entrada en vigor.

Aviso de Privacidad Integral